Nazad na: Dvojno knjigovodstvo
“Evidencija nije samo birokratska obveza – ona je ogledalo poslovanja. U dobro vođenim poslovnim knjigama ne kriju se samo brojke, već priča o uspjehu, odgovornosti i održivosti društva.”
Poslovne knjige se otvaraju početkom poslovne godine na temelju zaključne bilance sastavljene na kraju prethodne poslovne godine ili na temelju popisa imovine i obveza kod novoosnovanih poduzetnika ili na temelju knjigovodstvene isprave.
Kontinuitet prijenosa stanja u bilančnim pozicijama postiže se prijenosom salda prethodne u slijedeću poslovnu godinu, a obveza zaključivanja poslovnih knjiga je najkasnije četiri mjeseca nakon završetka poslovne godine.
Iznimke zaključivanja su:
– dan prije statusnih promjena (spajanje, pripajanje, razdvajanje)
– dan prije otvaranja stečaja ili postupka likvidacije.
Poslovne knjige se ne zaključuju kod preoblikovanja.
DNEVNIK
Dnevnik je poslovna knjiga u koju se knjigovodstvene promjene, nastale u određenom izvještajnom razdoblju, unose kronološki. Obuhvaća donesena početna stanja na početku razdoblja, sve evidentirane promjene, kao i zaključna knjiženja pri izradi financijskih izvještaja.
Svako knjiženje u dnevnik mora imati redni broj ili identifikacijsku oznaku te sadržavati podatke na temelju kojih se pri nadzoru knjiženje može nedvojbeno povezati s pripadajućom knjigovodstvenom ispravom i osobom koja je kontrolirala knjigovodstvenu ispravu.
Prema dnevniku se može izvršiti rekonstrukcija poslovnog događaja. Svaka promjena, svaka isprava nalazi se u dnevniku i tako daje kronologiju poslovnih događaja.
Svaki unos u dnevnik mora imati:
– redni broj ili identifikacijsku oznaku
– datum knjiženja
– opis poslovnog događaja
– iznos dugovne i potražne strane
– oznaku pripadajuće knjigovodstvene isprave
GLAVNA KNJIGA
Glavna knjiga (u žargonu koristimo izraz – knjigovodstvena kartica) sustavna je evidencija svih knjigovodstvenih promjena nastalih na financijskom položaju i uspješnosti poslovanja u određenom izvještajnom razdoblju u kojoj se ti događaji grupiraju prema njihovoj vrsti, a na temelju unaprijed pripremljenih konta koja, u skladu s potrebama poduzetnika, osiguravaju podatke za godišnje financijske izvještaje.
Knjigovodstvene promjene na kontu glavne knjige unose se redoslijedom kako su nastale.
Poduzetnik je dužan osigurati slijednost identifikacijskih oznaka i provjerljivost usklađenosti između prometa dnevnika i glavne knjige te glavne knjige i, ako ih vodi, pomoćnih knjiga za izvještajno razdoblje.
Izvadak za pojedini konto mora sadržavati sljedeće:
1. naziv, odnosno ime i prezime te sjedište, odnosno adresu poduzetnika
2. brojčanu oznaku konta
3. naziv konta
4. razdoblje na koje se odnosi
5. početno stanje ako postoji
6. za svaku knjiženu promjenu: jedinstvenu identifikacijsku oznaku knjigovodstvene promjene, datum knjigovodstvene promjene, datum knjiženja, opis sadržaja promjene, dugovni ili potražni iznos, oznaku pripadajuće knjigovodstvene isprave
7. zaključni ukupni dugovni i potražni promet za razdoblje na koje se izvadak odnosi
8. stanje konta na kraju razdoblja.
POMOĆNE KNJIGE
Pomoćne knjige koje se odnose na imovinu u materijalnom obliku iskazuju se u količinama i novčanim iznosima, za razliku od dnevnika i glavne knjige gdje su samo vrijednosni podaci. One se formiraju prema potrebi i zakonskim obvezama. Vode se zasebno i njihov zbroj po pojedinoj kategoriji mora odgovarati zbirnoj kartici glavne knjige.
Najčešće su slijedeće analitike:
– dugotrajna imovina i sitan inventar- knjiga inventara (evidencija nabave, amortizacije i otpisa)
– sirovine i materijali – materijalno knjigovodstvo
– plaće
– proizvodnja – pogonsko knjigovodstvo
– gotovih proizvoda i robe
– kupaca i dobavljača – saldakonti
– ulazni i izlazni računi – evidencija dospjelih i nedospjelih obveza i potraživanja
– blagajna – evidencija gotovinskih primitaka i izdataka
Čuvanje poslovnih knjiga
Ako se poslovne knjige vode kao elektronički zapis, glavna knjiga mora se nakon zaključivanja na kraju poslovne godine zaštititi na način da u njoj nije moguća izmjena pojedinih ili svih njezinih dijelova ili listova, da ju je moguće u svakom trenutku otisnuti na papir i mora se potpisati elektroničkim potpisom u skladu s propisom kojim se uređuje elektronički potpis ili se mora otisnuti na papir i uvezati na način da nije moguća izmjena pojedinih ili svih njezinih dijelova ili listova i mora je potpisati osoba ovlaštena za zastupanje poduzetnika.
Poduzetnik koji poslovne knjige pohranjuje pomoću elektroničkih uređaja kojima se jamči online pristup podacima mora na zahtjev omogućiti tijelu koje obavlja nadzor pravo pristupa, preuzimanja i korištenja tih poslovnih knjiga.
Poduzetnik može odlučiti čuvati poslovne knjige izvan područja Republike Hrvatske, ali samo u drugoj državi članici.
Poslovne knjige, kao i sve isprave od kojih su iste nastale čuvaju se najmanje 11 godina.
Rok čuvanja poslovnih knjiga počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se one odnose.
Zaključak:
Vođenje poslovnih knjiga po sustavu dvojnog knjigovodstva omogućava poduzetniku praćenje financijske situacije, poštivanje zakonskih obveza te osiguravanje transparentnosti poslovanja. Usklađenost između dnevnika, glavne knjige i pomoćnih knjiga ključna je za točnost financijskih izvještaja i pravovremeno donošenje poslovnih odluka.
Za fer iskazivanje vrijednosti koja je ključna kod ovih obveznika, najvažnije je usklađivanje stvarnog stanja – zaliha, tržišnih vrijednosti, naplativih potraživanja, sa stanjima iskazanim u poslovnim knjigama.