Nazad na: Dvojno knjigovodstvo
Zakon o računovodstvu –
Poglavlje II.
Zakon o arhivskom gradivu i arhivima
Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi
Opći porezni zakon i Pravilnik o provedbi Općeg poreznog zakona
Zakon o izdavanju i fiskalizaciji elektroničkog računa u poslovanju poreznih obveznika – u n a j a v i
Što je knjigovodstvena isprava – čl. 8. Zakona o računovodstvu
Članak 8.
(1) Knjigovodstvena isprava je svaki interno ili eksterno sastavljen pisani dokument ili elektronički zapis o poslovnom događaju te čini osnovu za unos podataka o poslovnom događaju u poslovne knjige.
(2) Knjigovodstvena isprava mora nedvojbeno i istinito sadržavati sve podatke o poslovnom događaju.
(3) Knjigovodstvena isprava mora sadržavati sljedeće:
1. naziv i broj knjigovodstvene isprave ili jedinstvenu identifikacijsku oznaku knjigovodstvene isprave
2. opis sadržaja poslovnog događaja i identifikaciju sudionika poslovnog događaja, uzimajući u obzir da osobni podaci moraju biti primjereni, bitni i ograničeni na ono što je nužno za postizanje svrhe ovoga Zakona
3. novčani iznos ili cijenu po mjernoj jedinici s obračunom ukupnog iznosa
4. datum poslovnog događaja ako nije isti kao datum izdavanja knjigovodstvene isprave
5. datum izdavanja knjigovodstvene isprave
6. potpis osobe odgovorne za sastavljanje knjigovodstvene isprave, osim u slučaju iz članka 9. stavaka 3., 6. i 7. ovoga Zakona.
(4) Poduzetnik je dužan sastaviti knjigovodstvenu ispravu bez odgode, nakon saznanja o činjenici o kojoj treba sastaviti knjigovodstvenu ispravu.
(5) Knjigovodstvena isprava koja je sastavljena u jednom primjerku može se otpremiti ako su podaci iz takve isprave stalno dostupni.
Sastavljanje i kontrola vjerodostojnosti knjigovodstvenih isprava – članak 9. Zakona o računovodstvu
(1) Knjigovodstvena isprava mora biti vjerodostojna, uredna i sastavljena na način da osigurava pravodobni nadzor.
(2) Osoba ovlaštena za zastupanje poduzetnika ili osoba na koju je internim pravilima i procedurama prenesena ovlast za potpisivanje knjigovodstvene isprave jamči svojim potpisom na izdanoj knjigovodstvenoj ispravi da je ona vjerodostojna, uredna i ima potreban sadržaj.
(3) Knjigovodstvena isprava sastavljena kao elektronički zapis može umjesto potpisa osobe iz stavka 2. ovoga članka sadržavati ime i prezime ili drugu prepoznatljivu oznaku osobe ovlaštene za sastavljanje knjigovodstvene isprave ili jedinstveni identifikator koji predstavlja skup verificiranih procedura i pravila knjiženja poslovnih događaja ugrađenih u informacijski sustav ili mora biti potpisana u skladu s propisima kojima se uređuje elektronički potpis.
(4) Vjerodostojna knjigovodstvena isprava pisana je isprava, elektronički zapis ili zapis knjigovodstvene pisane isprave ili elektroničkog zapisa na nositelju mikrografske obrade čiji sadržaj samostalno ili povezan sa sadržajem drugih vjerodostojnih knjigovodstvenih isprava navedenih u toj ispravi točno, jasno i potpuno odražava činjenično stanje relevantno za određeni poslovni događaj koji ima kao posljedicu knjigovodstvene promjene te ako sadržava sve elemente iz članka 8. stavka 3. ovoga Zakona.
(5) Knjigovodstvena isprava je uredna kada se iz nje nedvosmisleno može utvrditi mjesto i vrijeme njezina sastavljanja i njezin materijalni sadržaj, što znači narav, vrijednost i vrijeme nastanka poslovne promjene povodom koje je sastavljena.
(6) Iznimno od stavka 2. ovoga članka, račun koji služi kao knjigovodstvena isprava, a izdao ga je poduzetnik, ne mora biti potpisan ako je sastavljen na način koji uređuju porezni propisi te sadržava ime i prezime osobe koja je odgovorna za njegovo izdavanje.
(7) Račun za gotovinski promet kod obveznika fiskalizacije može umjesto imena i prezimena osobe koja je odgovorna za njegovo izdavanje sadržavati oznaku operatera (osobe) na naplatnom uređaju.
(8) Knjigovodstvena isprava mora biti takva da stručna osoba može u razumnom roku iz nje nedvojbeno spoznati poslovni događaj.
(9) Poduzetnik ili osoba koju on odredi odgovorna je za kontrolu vjerodostojnosti knjigovodstvene isprave.
(10) Prije unosa podataka iz knjigovodstvene isprave u poslovne knjige poduzetnik ili osoba koju on odredi dužna je provjeriti vjerodostojnost knjigovodstvene isprave te je potpisati ili odobriti na način iz kojeg se može jednoznačno utvrditi njezin identitet ili u slučaju knjigovodstvene isprave sastavljene kao elektronički zapis iz stavka 3. ovoga članka osigurati njezinu kontrolu i verifikaciju u skladu s internim pravilima i procedurama.
Čuvanje knjigovodstvenih isprava – članak 10. Zakona o računovodstvu
(1) Knjigovodstvene isprave čuvaju se kao izvorni pisani dokument, na nositelju elektroničkog zapisa ili pretvorene na nositelju mikrografske obrade.
(2) Knjigovodstvene isprave čuvaju se, i to:
1. isplatne liste – najmanje šest godina
2. analitička evidencija o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi – trajno
3. isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik i glavnu knjigu – najmanje 11 godina
4. isprave na temelju kojih su podaci uneseni u pomoćne knjige – najmanje 11 godina.
(3) Poduzetnik može odlučiti čuvati knjigovodstvene isprave izvan područja Republike Hrvatske, ali samo u drugoj državi članici.
(4) U slučaju iz stavka 3. ovoga članka poduzetnik je u svakom trenutku odgovoran za knjigovodstvene isprave te mora tijelima nadležnim za nadzor na njihov zahtjev bez odgađanja omogućiti njihovo korištenje za potrebe nadzora.
(5) Ako je drugim propisima za druge potrebe propisano čuvanje ili odlaganje knjigovodstvenih isprava u pojedinim registrima ili bazama, poduzetnik ne može, bez pisane suglasnosti nadležnog tijela, čuvati knjigovodstvene isprave izvan područja Republike Hrvatske i dužan je bez odgađanja osigurati povrat knjigovodstvenih isprava u Republiku Hrvatsku i njihovo odlaganje, u skladu s takvim propisima.
(6) Poduzetnik koji knjigovodstvene isprave pohranjuje pomoću elektroničkih uređaja kojima se jamči online pristup podacima mora na zahtjev omogućiti tijelu koje obavlja nadzor pravo pristupa, preuzimanja i korištenja tih knjigovodstvenih isprava.
(7) Poduzetnik može knjigovodstvene isprave koje čuva u izvornom pisanom obliku pretvoriti u elektronički zapis, ako to nije protivno drugim propisima i ako se time ne umanjuje njihova vjerodostojnost i dokazna snaga, ali se pri tome mora pridržavati odredbi iz članka 8. te članka 9. stavaka 1. do 5., 8., 9. i 10. ovoga Zakona.
(8) Rok čuvanja knjigovodstvenih isprava iz stavka 2. točaka 1., 3. i 4. ovoga članka počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se odnose poslovne knjige u koje su isprave unesene.
(9) Ministar financija detaljnije pravilnikom propisuje uvjete pretvaranja knjigovodstvenih isprava koje se čuvaju u izvornom pisanom obliku u elektronički zapis.
Pretvorba knjigovodstvene isprave iz elektroničkog u papirnati oblik – članak 23. Pravilnika o provedbi Općeg poreznog zakona
(1) Ako se knjigovodstvena isprava koja je izvorno kreirana u elektroničkom obliku ispisuje na papir, elektronički zapis pretvara se u papirnati oblik u kojem slučaju je potrebno papirnatom obliku knjigovodstvene isprave osigurati vjerodostojnost podrijetla.
(2) Smatrat će se da je osigurana vjerodostojnost podrijetla ako je knjigovodstvena isprava u papirnatom obliku istovjetna ispravi u elektroničkom obliku i ako se može metodom poslovne kontrole takvu ispravu povezati s isporukom dobra ili usluge.
Likvidatura
Činjenica broj 1. Dokument se mora čuvati u izvornom obliku.
Ukoliko je račun zaprimljen poštom u papirnatom obliku, isprava se smatra originalnom i u tom obliku ju možemo čuvati. Račun zaprimljen kao privitak maila u PDF formatu, vrlo vjerojatno, odgovara izvorniku koji ima pohranjen izdavatelj računa, no, u pravilu – nije izvorni dokument.
No, postupno ovi oblici su postali znatno manji oblik dostave, a od 01.01.2026. neće niti biti moguć oblik izdavanja i dostave računa poštom ili mailom.
Zamjenjuju se u potpunosti elektroničkim računima koji su: izdani, preneseni i zaprimljeni u strukturiranom elektroničkom obliku (xml) koji omogućuje nadalje njihovu automatsku i elektroničku obradu kod primatelja.
Informacijski posrednici mogu, ali ne moraju prema zakonu, uz strukturiranu elektroničku ispravu poslati i njezin slikovni prikaz najčešće u PDF-u.
Činjenica broj 2. Oblici čuvanja isprava.
Izvorno zaprimljene, kao strukturirani elektronički zapis, čuvaju se na nositelju elektroničkog zapisa ili pretvorene na nositelju mikrografske obrade. Elektronički arhiv neodvojivo je vezan uz eRačun, a isti je moguće ugovoriti sa informatičkim posrednikom koji nam je neophodan za slanje i primanje eRačuna..
Trenutno su to:
FINANCIJSKA AGENCIJA (FINA) – slanje i zaprimanje e-računa
HRVATSKA POŠTA (HP) – slanje i zaprimanje e-računa
Hrvatski telekom (HT) – slanje i zaprimanje e-računa
mSTART d.o.o. – slanje i zaprimanje e-računa
ELEKTRONIČKI RAČUNI d.o.o. (Moj eRačun) – slanje i zaprimanje e-računa
Megatrend Redok d.o.o. (OMNIZON) – slanje i zaprimanje e-računa
Hitra produkcija dokumenata d.o.o. – slanje i zaprimanje e-računa
EDITEL ADRIA d.o.o. – slanje i zaprimanje e-računa
POS d.o.o. – slanje i zaprimanje e-računa
OptimIT d.o.o. – slanje i zaprimanje e-računa
DB informatika d.o.o. – slanje i zaprimanje e-računa
IE Računi d.o.o. – slanje i zaprimanje e-računa
PONDI d.o.o. – slanje i zaprimanje e-računa
C LAB d.o.o. – slanje i zaprimanje e-računa
Lumen Spei d.o.o. – slanje i zaprimanje e-računa
ZLATNI RAČUN d.o.o. – slanje i zaprimanje e-računa
Činjenica broj 3. – Mora se očuvati zaštita cjelovitosti.
Primatelji i pošiljatelji mogu i sami osigurati čuvanje dokumenata kroz cijeli rok čuvanja, ali moraju osigurati da se elektroničke isprave čuvaju u obliku u kojem su izrađene, otpremljene, primljene i pohranjene i koji materijalno ne mijenja informaciju, odnosno sadržaj isprava.
S obzirom na to da se eRačuni moraju čuvati na rok od čak 11 godina u formatu i na mjestu koje osigurava cjelovitost sadržaja, vjerodostojnoj pošiljatelja i nepromjenjivost u vremenu, mnogi to nisu u stanju provesti. Nositelji su CD, USB, disketa koji baš i nisu za preporučiti jer im je rok trajanja u prosjeku pet godina, a isprave se mahom čuvaju jedanaest, ostaje čvrsti disk odnosno treba nam tehnologija kojom će biti čitljiva u periodu kada možemo imati nadzor ili nam isprava treba za naše potrebe.
Činjenica broj 4. – Čuvanje je potrebno osigurati na sigurnom mjestu gdje se ne može dogoditi mijenjanje ili brisanje.
Ugovoreni elektronički arhiv najčešće je na cloudu ili na lokalnim serverima. Omogućava pretragu po ključnim riječima, a proces arhiviranja je u potpunosti automatiziran što štedi vrijeme. Sigurnost elektroničkog arhiva osigurana je enkripcijom i sigurnosnim kopijama.
Vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost računa moraju biti osigurani od trenutka izdavanja do kraja razdoblja čuvanja, što je kod eRačuna ostvareno elektroničkim potpisom i vremenskim žigom.
Elektronički računi donose velike uštede na prostoru jer se, sukladno zakonu, pohranjuju isključivo u eArhiv kojem mogu pristupiti isključivo ovlaštene osobe i to s bilo koje lokacije, što je također jedna od pogodnosti koje pruža isključivo eRačun.
Činjenica broj 5. – Pa tko i kako onda provodi likvidaciju računa?
Informacijski posrednik potvrđuje da je društvo A pošiljatelj računa, što znači da ovo imaginarno verifikacijsko tijelo mora tražiti potvrdu informacijskog posrednika da je tvrtka A uistinu pošiljatelj, kako bi zadovoljila uvjete vjerodostojnosti pošiljatelja i cjelovitosti sadržaja.
Primatelj računa, a to je također ugovaratelj sa informacijskim posrednikom, verificira primitak računa, no ne i prihvaćanje njegova sadržaja. Prema internim procedurama, osoba koja kontrolira vjerodostojnost isprave i povezivanje sa poslovnim događanjem, dati će konačni digitalni potpis o prihvaćanju ili odbijanju sadržaja istog.
Napredni elektronički potpis predstavlja ključan korak prema potpuno digitaliziranom poslovanju. Njegova primjena omogućava tvrtkama da poboljšaju svoju operativnu efikasnost, smanje troškove i unaprijede sigurnost svojih poslovnih procesa.
Kako tehnologija napreduje, možemo očekivati još veću optimizaciju i integraciju elektroničkog potpisa u svakodnevne poslovne aktivnosti.
Članak 9. Zakona o računovodstvu (st. 9. i 10.)
…..
(9) Poduzetnik ili osoba koju on odredi odgovorna je za kontrolu vjerodostojnosti knjigovodstvene isprave.
(10) Prije unosa podataka iz knjigovodstvene isprave u poslovne knjige poduzetnik ili osoba koju on odredi dužna je provjeriti vjerodostojnost knjigovodstvene isprave te je potpisati ili odobriti na način iz kojeg se može jednoznačno utvrditi njezin identitet ili u slučaju knjigovodstvene isprave sastavljene kao elektronički zapis iz stavka 3. ovoga članka osigurati njezinu kontrolu i verifikaciju u skladu s internim pravilima i procedurama.
Provjera knjigovodstvene isprave
1. Formalna ispravnost
– ima li isprava sve potrebne elemente
– zbog tipizirane xml sheme računa više neće imati težinu provjere
2. Materijalna ispravnost
– utvrđivanje da li se transakcija doista i dogodila
– preporuka povjeriti potvrdu osobi koja je zaposlena kod poduzetnika
3. Računska ispravnost
– ukidanjem izdavanja računa kroz razna programska rješenja, greška se svodi na minimum
– provjera ispravne primjene stope i načina obračuna PDV-a
Fiskalizacija 2.0
Fiskalizacija 2.0 je projekt koji je provela Porezna uprava, a odnosi se na implementaciju sustava za bezgotovinsko plaćanje putem eRačuna s integriranom eArhivom i naprednog online knjigovodstva u sustavu PDV-a.
Isti se pojam koristi i za uvođenje obveznog eRačuna za porezne obveznike, iako je Fiskalizacija 2.0 zapravo projekt koji Poreznu upravu priprema na potpuno digitalnu razmjenu računa u gospodarstvu.
Završetkom ovog projekta i uvođenjem obveznog eRačuna u B2B (Business to Business) sektor, dogodit će se značajne, pozitivne promjene u poslovanju i daleko manje administrativno opterećenje poduzetnika.
Očekuje se da:
– uspostava sustava za fiskaliziranje bezgotovinskih računa i obvezan eRačun između poreznih obveznika riješit će problem zakašnjelih plaćanja i dati jasniji uvid u rokove plaćanja i njihovo poštivanje
– Porezna uprava dobit će veći nadzor nad poslovanjem gospodarskih subjekata, ali i točnije i brže povezivanje i praćenje izdanih računa te mogućnost prevencije poreznih prevara vezanih uz povrat PDV-a
– Porezna uprava će u stvarnom vremenu znati s koliko novca država raspolaže u svakom trenutku zbog čega će moći efikasnije planirati troškove
– poduzetnici će imati još veću korist od elektroničke razmjene računa jer će ubrzati poslovne procese i naplatu te uštedjeti značajna sredstva koja mogu dalje ulagati za razvoj posla
– uvođenjem obveznog eRačuna za bezgotovinska plaćanja poduzetnici će konačno biti manje opterećeni jer će se smanjiti broj potrebnih obrazaca u poreznom knjigovodstvu
– to će zasigurno najveću korist donijeti knjigovodstvenim servisima koji će se moći kvalitetnije posvetiti vođenjem poslovanja svojih klijenata, umjesto ponavljajućim poslovima prepisivanja računa i popunjavanja izvještaja